برنامه ریزی
برنامه ریزی، آوردن آینده به زمان حال است تا بتوانید همین الان كاری برای آن انجام دهید.
حتماً این سوال قدیمی را شنیده اید: «چه طور یك فیل را می خورند؟» و البته جواب هم این است: «لقمه لقمه!»
شما چه طور درشت ترین و زشت ترین قورباغه خود را می خورید؟ به همین ترتیب: اول آن را به فعالیت های معینی كه باید قدم به قدم انجام شوند تقسیم می كنید و سپس با اولینشان شروع می كنید.
ذهن شما، یعنی توانایی شما برای تفكر، برنامه ریزی و تصمیم گیری، قدرتمندترین وسیله ای است كه برای غلبه بر تنبلی و افزایش بهره وری خود در اختیار دارید. توانایی شما در تعیین هدف، برنامه ریزی و انجام كار، روند زندگی شما را مشخص می كند. فكر كردن و برنامه ریزی كردن به خودی خود توانایی های ذهنی شما را شكوفا می كند و انرژی های ذهنی و جسمی شما را افزایش می دهد.
برعكس، همان طور كه آلكس مك كنزی می گوید: «وارد عمل شدن بدون برنامه ریزی علت همه شكست هاست.»
قابلیت شما در برنامه ریزی درست، قبل از شروع كار، معیار توانایی كلی شماست. هر چه قدر برنامه شما بهتر باشد، آسان تر می توانید بر تنبلی غلبه كنید، كار را شروع كنید، قورباغه خود را قورت بدهید و به پیشرفت خود ادامه دهید.
یكی از اساسی ترین اهداف شما در كار باید این باشد كه در برابر نیروهای جسمی، عاطفی و ذهنی كه به كار می گیرید بیشترین بازده ممكن را به دست آورید. خبر خوبی كه برایتان دارم این است كه در مقابل هر دقیقه وقتی كه صرف برنامه ریزی می كنید معادل ده دقیقه وقت در حین انجام كار صرفه جویی می كنید. برنامه ریزی كارهای روزانه بیشتر از ده تا دوازده دقیقه از وقت شما را نمی گیرد ولی با این سرمایه گذاری كوچك در زمینه وقت می توانید دست كم حدود دو ساعت (120 – 100دقیقه) از وقتی را كه در طول روز تلف می كنید یا به انجام كارهای طاقت فرسا می گذرانید صرفه جویی كنید.
شاید نام فرمول «شش پی» را شنیده باشید. این فرمول می گوید:
«Proper Prior Planning Prevents Poor Performance.»
«برنامه ریزی قبلی مناسب مانع عملكرد ضعیف می شود.»
وقتی می فهمید كه برنامه ریزی تا چه حد می تواند در بالا بردن كارایی و عملكرد شما مفید باشد تعجب می كنید كه پس چرا تعداد بسیار كمی از مردم برای كارهایشان برنام ریزی می كنند. ضمناً برنامه ریزی واقعاً كار بسیار ساده ای است. تنها چیزی كه برای این كار لازم دارید یك صفحه كاغذ و یك خودكار است. اساس كار پیچیده ترین «پالم پایلوت» یا برنامه كامپیوتری كه موعد سررسید اقساط را اعلام می كند نیز همین است: بنشینید و قبل از انجام هر كاری لیستی از كارهایی كه باید انجام شود تهیه كنید.
همیشه كارها را براساس لیست تهیه شده انجام دهید. هنگامی كه كار جدیدی پیش می آید قبل از آن كه دست به انجام آن بزنید آن را به لیست اضافه كنید. از همان اولین روزی كه انجام كارهای خود را برای همیشه از لیست آغاز می كنید به میزان كارایی و بازدهی شما 25درصد یا بیشتر افزوده می شود.
لیست كارهای روز بعد را شب قبل از آن و پس از تمام شدن كار روزانه تهیه كنید. ابتدا كارهایی را كه هنوز تمام نكرده اید و سپس كارهایی را كه باید روز بعد انجام دهید وارد لیست كنید. هنگامی كه لیست كارهایتان را شب قبل آماده می كنید ذهن ناخودآگاه شما تمام مدت شب كه در خواب هستید روی این لیست كار می كند و اغلب مواقع هنگامی كه از خواب بیدار می شوید ایده هایی دارید كه با استفاده از آن ها می توانید كارهایتان را بهتر و سریع تر از آن چه در ابتدا تصور می كردید انجام دهید.
هرچه قبل از انجام كار وقت بیشتری برای آماده كردن و نوشتن لیست تمام كارهایی كه باید انجام دهید صرف كنید كارایی شما بیشتر می شود.
شما برای هدف های متفاوت خود نیاز به لیست های مختلف دارید. اول از همه به یك لیست اصلی نیاز دارید كه در آن همه كارهایی را كه فكر می كنید می خواهید در آینده دور یا نزدیك انجام دهید یادداشت كنید. این لیست برای آن است كه هر ایده جدیدی كه به ذهنتان می رسد و هر مسئولیت تازه ای را پیدا می كنید در آن وارد كنید. بعداً می توانید مواردی را كه در آن وارد كرده اید مرتّب و منظّم كنید.
دوم، به یك لیست ماهیانه نیاز دارید كه آن را در پایان هر ماه برای ماه آینده تهیه و تنظیم می كنید. در این لیست بعضی از مواردی را كه در لیست اصلی درج كرده اید وارد كنید.
سوم، باید یك لیست هفتگی داشته باشید كه در آن تمام هفته را از قبل برنامه ریزی كنید. این لیست همان طور كه در طول هفته مشغول انجام امور جاری هستید تكمیل می شود.
این شیوه برنامه ریزی زمان بندی شده نظام مند می تواند برای شما بسیار سودمند باشد. بسیاری از مردم به من گفته اند این عادت كه حدود دو ساعت از وقتشان را در پایان هفته صرف برنامه ریزی هفته آینده كنند بهره وری آن ها را به طور چشمگیری افزایش داده و زندگی آن ها را كاملاً دگرگون كرده است. این راهكار مسلماً در مورد شما نیز نتیجه بخش خواهد بود.
دست آخر باید كارها و وظایف روزانه را مشخص نموده و آن ها را از لیست های ماهیانه و هفتگی به لیست روزانه خود منتقل كنید. این موارد فعالیت های معینی هستند كه باید در روز آینده به آن ها بپردازید.
در طور روز همان طور كه پیش می روید در لیست روزانه كنار فعالیت هایی كه به اتمام می رسانید تیك (P) بزنید. این كار به پیشرفت كارتان عینیت می بخشد و در شما احساس موفقیت و حركت به سوی جلو ایجاد می كند. وقتی می بینید كه دارید مطابق لیست خود پیش می روید انگیزه و انرژی بیشتری پیدا می كنید. این كار اعتماد به نفس و عزت نفس شما را افزایش می دهد. پیشرفت مداوم و مشهود شما را بیشتر به حركت وا می دارد و كمك می كند تا بر تنبلی غلبه كنید.
وقتی پروژه ای را در پیش رو دارید، صرف نظر از این كه چه نوع پروژه ای است، اول لیستی از تمام اقداماتی كه باید برای به پایان رساندن آن از ابتدا تا انتها انجام دهید تهیه كنید. فعالیت های پروژه را اولویت بندی كرده و ترتیب انجام آن ها را مشخص كنید. سپس لیست را روی یك صفحه كاغذ یا در یك برنامه كامپیوتری بازنویسی كنید تا پیوسته در دسترس باشد. آن وقت یكی یكی برای انجام فعالیت ها دست به كار شوید. از میزان پیشرفت كار با این روش حیرت زده خواهید شد.
وقتی مطابق لیست های خود كار می كنید احساس می كنید كه موثرتر و قوی تر شده اید. احساس می كنید كه هر چه بیشتر كار می كنید، فكر شما بهتر و خلاق تر می شود و بینشی پیدا می كنید كه می توانید كارها را حتی سریع تر انجام بدهید.
همان طور كه گفته شد وقتی به طور مداوم از روی لیست های خود كار می كنید احساس مثبت پیشرفت را در خود تقویت می كنید و این به شما كمك خواهد كرد كه بر تنبلی خود غلبه كنید این احساس پیشرفت برای انجام كارهای روزانه انرژی بیشتری به شما می دهد.
یكی از مهم ترین قوانین كارایی فردی قانون90/10 است. این قانون می گوید: ده درصد وقت اولیه ای را كه قبل از شروع كار صرف برنامه ریزی و تنظیم فعالیت های خود می كنید معادل نود درصد از وقتی كه در حین انجام فعالیت ها مصرف می كنید صرفه جویی می كند. كافی است این قانون را یك بار به دیگر بگیرید تا درست بودن آن برایتان اثبات شود.
وقتی فعالیت های روزانه را از قبل برنامه ریزی كنید، شروع كردن و ادامه دادن به كارها برایتان آسان تر می شود، كارتان سریع تر و راحت تر از همیشه پیش می رود، احساس قدرت و توانایی بیشتری می كنید و نهایتاً توقف ناپذیر می شوید.
چكیده اصل 2
از همین امروز تهیه برنامه روزانه، هفتگی و ماهانه خود را شروع كنید، یك دفترچه یا یك برگ كاغذ بردارید و همه كارهایی را كه باید در 24 ساعت آینده انجام دهید یادداشت كنید. اگر ایده های جدیدی بعداً به ذهنتان می رسد، آن ها را مجدداً به لیست اضافه كنید. لیستی از تمام پروژه ها و كارهای بزرگی كه در نظر دارید در آینده انجام بدهید تهیه كنید. هر یك از هدف ها و پروژه های بزرگ خود را براساس اولویت (آن چه مهم تر است) و توالی (آن چه باید اول انجام شود و آن چه باید بعد از آن انجام شود) و ... ، مرتّب كنید. برای این كار می توانید پایان كار را در نظر مجسم كنید و از آخر به اول بیایید.
روی كاغذ فكر كنید! همیشه از روی لیست كار كنید. به این ترتیب حتی خودتان هم متعجب خواهید شد كه چه قدر كارایی تان بیشتر شده است و چه قدر راحت تر می توانید قورباغه خود را قورت بدهید.
21 روش عالی
غلبه بر تنبلی و انجام بیشترین كار در كمترین زمان
4) پیامد كارها را در نظر داشته باشید.
میزان بزرگی و موفقیت هر فرد بستگی به این دارد كه تا چه حد می تواند همه نیروهای خود را در یك كانال واحد بریزد. اُریسون سووِت ماردِن
نشانه تفكر برتر یك انسان این است كه بتواند در مورد پیامدهای انجام دادن یا انجام ندادن یك كار پیش بینی درستی داشته باشد. این كه یك كار یا فعالیت تا چه اندازه برای شما یا برای شركت شما اهمیت دارد بستگی به پیامدهای بالقوه آن كار دارد. اگر بتوانید بر این اساس اهمیت هر كاری را ارزیابی كنید می توانید تعیین كنید كه قورباغه بعدی شما كدام است.
دكتر ادوارد بانفیلد از دانشگاه هاروارد پس از پنجاه سال پژوهش به این نتیجه رسید كه داشتن «دید بلند مدت» موثرترین عامل پیشرفت های اجتماعی و اقتصادی آمریكاست. دید بلند مدت داشتن در كار تبدیل به عاملی شده است كه از تمامی عوامل دیگر مانند تجربه، تحصیل، نژاد، هوش و روابط در تعیین میزان موفقیت شما در زندگی و كار نقش مهم تری دارد.
رویكرد شما نسبت به زمان، یا «افق زمانی» شما، تاثیر چشمگیری بر رفتارها و انتخاب های شما دارد. كسانی كه دورنمای درازمدتی از زندگی و حرفه خود دارند همیشه می توانند در مورد وقت و فعالیت هایشان بهتر از كسانی كه كمتر در مورد آینده خود فكر می كنند تصمیم گیری كنند.
قانون: تفكر درازمدت تصمیم گیری های كوتاه مدت را بهبود می بخشد.
افراد موفق در مورد آینده خود جهت گیری روشنی دارند. آن ها درباره پنج، ده و بیست سال آینده فكر می كنند و انتخاب ها و رفتارهای خود را در زمان حال مورد تجزیه و تحلیل قرار می دهند تا با آینده ای كه در درازمدت خواهان آن هستند هماهنگ باشد.
در كارتان داشتن تصویری روشن از آن چه درازمدت برای شما اهمیت دارد تصمیم گیری های كوتاه مدت شما را در مورد این كه چه كارهایی در اولویت قرار دارند بسیار آسان تر می كند.
طبق تعریف، كارهای مهم و ضروری به طور بالقوه نتایج بلندمدت دارند و كارهای غیرمهم و غیرضروری تاثیرات بلندمدت بسیار ناچیزی دارند و یا هیچ نتیجه ای (تاثیری) ندارند. پیش از شروع هر كاری از خودتان بپرسید: «انجام دادن یا ندادن این كار چه تاثیرات بلندمدتی بر زندگی من خواهد داشت؟»
قانون: آینده نگری فعالیت ها و كارهای فعلی ما را تحت تاثیر قرار می دهد و در اغلب مواقع تعیین كننده فعالیت های كنونی ماست.
هرچه اهداف آینده شما روشن تر باشد، تاثیر بیشتری روی كارهایی كه در زمان حال مشغول انجام آن ها هستید خواهد گذاشت. با داشتن دید بلندمدت و آینده نگری بسیار بهتر می توانید كارهای فعلی تان را ارزیابی كنید و مطمئن شوید كه آیا این كارها با آنچه كه هدف نهایی شماست و می خواهید در نهایت به آن برسید مطابقت دارد یا خیر.
افراد موفق كسانی هستند كه آماده اند تا لذت های كوتاه مدت را به تعویق بیاندازند و با كار و تلاش نتایج بسیار ارزشمندی را در آینده به دست آورند. به عكس، افراد ناموفق بیشتر به خوشی ها و لذت های كوتاه مدت و آنی فكر می كنند و به آینده خود بسیار كم توجه اند.
دنیس وِتیلی، سخنران معروف، می گوید:«انسان های ناموفق به كارهایی می پردازند كه رفع كننده تنش ها و ناراحتی هاست. در صورتی كه انسان های موفق به كارهایی می پردازند كه آن ها را به هدف هایشان می رساند.» به عنوان مثال، زود سر كار رفتن، مطالعه مرتب در زمینه ای كه به حرفه شما مربوط می شود. شركت در كلاس هایی كه مهارت های شما را بالا می برد و تمركز روی فعالیت هایی كه در حرفه شما ارزش بالایی دارند همگی تاثیر بسزایی در آینده شما خواهد داشت. از طرف دیگر، در آخرین لحظه سر كار رفتن، نوشیدن چای و قهوه، روزنامه خواندن و خوش و بش كردن و گپ زدن با همكاران هرچند در كوتاه مدت سرگرم كننده و لذت بخش است اما در درازمدت نهایتاً به عدم پیشرفت، دست نیافتن به اهداف و در جا زدن می انجامد.
اگر عمل یا فعالیتی بالقوه پیامدهای مثبت فراوانی دارد آن را در اولویت بالا قرار دهید و بلافاصله شروع به انجام آن كنید. همچنین اگر كاری بالقوه پیامدهای منفی زیادی دارد انجام ندادن آن نیز باید در اولویت بالا قرار بگیرد. قورباغه شما هرچه كه باشد باید عزمتان را جزم كنید و قبل از هر كاری آن را قورت بدهید.
انگیزه باید علتی داشته باشد. وقتی فعالیت یا رفتاری را به وضوح برای خود تعریف كردید، هر چقدر تاثیرات مثبتی كه آن كار می تواند روی زندگی شما بگذارد بطور بالقوه بیشتر باشد، شما هم انگیزه بیشتری برای غلبه بر تنبلی و انجام سریع آن كار خواهید داشت. اگر به طور مداوم كارهایی را كه می توان تغییر عمده ای در زندگی شما یا در جایی كه در آن كار می كنید ایجاد كند شروع كنید و به اتمام برسانید تمركز خود را حفظ كرده و پیشرفت خواهید كرد.
زمان به هر حال خواهد گذاشت. تنها پرسشی كه وجود دارد این است كه شما چه طور از وقتتان استفاده می كنید و قرار است در پایان هفته ها و ماه هایی كه می گذرند به كجا برسید. و این كه به كجا می رسید عمدتاً بستگی به میزان توجهی دارد كه به عواقب احتمالی خود در كوتاه مدت می كنید فكر كردن مداوم به پیامدهای بالقوه انتخاب ها، تصمیم گیری ها و رفتارهایتان یكی از بهترین راه هایی است كه به وسیله آن می توانید اولویت های حقیقی خود را در كار و زندگی تعیین كنید.
نخستین قانون موفقیت تمركز است. یعنی همه نیروهای خود را روی یك نقطه متمركز كنید، مستقیماً به سراغ همان نقطه بروید و به چپ و راست منحرف نشوید. ویلیام ماتیوس
قبل از شروع كارها هر چه قدر فكر بیشتری روی برنامه ریزی و اولویت بندی كارها بگذارید، كارهای مهم تری خواهید كرد و زمانی كه كاری را شروع كردید سریع تر آن را به پایان خواهید رساند. هر چه قدر كاری برای شما مهم تر و با ارزش تر باشد برای غلبه بر تنبلی و دست به كار شدن انگیزه بیشتری خواهید داشت.
روش الف ب پ ت ث یك تكنیك قوی برای اولویت بندی است كه می توانید هر روز از آن استفاده كنید. این تكنیك آن قدر ساده و موثر است كه استفاده از آن به خودی خود می تواند شما را به یكی از كارآمدترین و موثرترین افراد درحوزه كاری تان تبدیل كند.
كارایی این تكنیك در سادگی آن نهفته است. روش آن به این ترتیب است: برای شروع كار باید لیستی از تمام كارهایی كه باید در روز آینده انجام دهید تهیه كنید. روی كاغذ فكر كنید.
آن گاه قبل از آن كه شروع به كار كنید، كنار هر یك از مواردی كه در لیست خود نوشته اید یكی از حروف الف، ب، پ، ت یا ث را بنویسید.
حرف الف برای كاری است كه بسیار مهم باشد، كاری كه باید حتماً انجام دهید و گرنه با عواقب جدی مواجه خواهید شد. موردی كه با حرف الف مشخص شده است می تواند ملاقات با یك مشتری خیلی مهم یا تمام كردن گزارشی باشد كه رئیس تان برای جلسه هیات مدیره كه قرار است بزودی برگزار شود به آن نیاز دارد. این موارد قورباغه های زندگی شما هستند.
اگر بیش از یك مورد از نوع الف دارید آن ها را با گذاشتن علامت الف-1، الف-2، الف-3، و ... اولویت بندی كنید. كار الف-1 بزرگ ترین و زشت ترین قورباغه شماست.
موارد نوع ب هم كارهایی هستند كه باید انجام داد اما عواقب آن ها زیاد شدید نیست. این موارد بچه قورباغه های زندگی شما هستند. این بدان معنی است كه اگر این كارها را انجام ندهید ناراحتی یا مشكلی ایجاد می شود اما تاثیر آن به هیچ وجه به شدت تاثیر موارد الف نیست. جواب دادن به یك نامه كم اهمیت یا چك كردن ایمیل ها می تواند جزء موارد ب باشد.
قاعده این است كه هرگز نباید به موارد ب بپردازید وقتی كه هنوز یكی از موارد الف باقی مانده است. یك بچه قورباغه نباید حواس شما را پرت كند وقتی كه یك قورباغه بزرگ منتظر است كه قورتش بدهید.
موارد پ آن هایی هستند كه انجام دادنشان خوب است امّا انجام ندادنشان عواقبی در پی ندارد. تلفن زدن به یك دوست، نوشیدن چای یا نهار خوردن با یك همكار یا انجام دادن یك كار شخصی در ساعات كاری می تواند جزء موارد پ باشد. این قبیل موارد هیچ تاثیری روی زندگی شغلی شما ندارد.
موارد ت كارهایی هستند كه می توانید به شخص دیگری محول كنید. قاعده این است كه باید هر كاری را كه كس دیگری می تواند انجام دهد به وی واگذار كنید تا وقت بیشتری برای انجام موارد الف كه فقط خودتان می توانید انجام دهید پیدا كنید.
موارد ث كارهایی هستند كه می توانید آن ها را به كلی حذف كنید بدون آن كه واقعاً تغییر ایجاد شود. این موارد می توانند كارهایی باشند كه زمانی اهمیت داشته اند اما دیگر به شما مربوط نمی شوند یا برای شما مناسب نیستند. این كارها را اغلب از روی عادت یا چون از آن ها خوشتان می آید انجام می دهید.
پس از آن كه روش الف ب پ ت ث را روی لیست خود پیاده كردید كاملاً حاضر و آماده خواهید بود تا كارهای مهم تر را سریع انجام دهید.
مهم ترین چیز برای این كه روش الف ب پ ت ث كار كند این است كه خود را موظف كنید تا بلافاصله برای انجام مورد الف-1 دست به كار شوید و تا زمانی كه به اتمام برسد به كار ادامه دهید. از نیروی اراده خود بهره بگیرید تا مهم ترین كاری را كه می توانید انجام دهید شروع كنید و به آن ادامه دهید. قورباغه را كاملاً قورت بدهید و تا زمانی كه كار تكمیل نشده است از آن دست نكشید.
توانایی حلاجی كردن و تجزیه و تحلیل لیست كارها و مشخص كردن كار الف-1 سكوی پرشی است كه شما را به بالاترین سطوح موفقیت،اعتماد به نفس، عزت نفس و سربلندی پرتاب می كند.
وقتی این عادت را در خود بپرورانید كه روی كار الف-1، یعنی مهم ترین كار خود، متمركز شوید (و قورباغه خود را قورت بدهید) آن وقت خواهید دید كه می توانید بیشتر از هر دو یا سه نفر از اطرافیان خود كارایی داشته باشید.
تمركز در معنای اصلی و درست كلمه توانایی دقت و توجه ذهن روی یك موضوع واحد است. كُمار
قانون تشخیص ضرورت می گوید: «هیچ وقت برای انجام همه كارها وقت كافی وجود ندارد ولی همیشه برای انجام مهم ترین كارها وقت كافی هست.»
به بیان دیگر، شما هرگز نمی توانید تمام قورباغه ها و بچه قورباغه های داخل بركه را بخورید، اما همیشه می توانید بزرگ ترین و زشت ترین آن ها را بخورید و همین كار حداقل در حال حاضر كفایت می كند.
هنگامی كه وقت رو به اتمام است و انجام ندادن یك كار یا پروژه مهم عواقب بسیار بدی خواهد داشت،معمولاً همیشه وقت كافی برای انجام دادن آن كار را پیدا می كنید، آن هم اغلب درست در دقایق آخر. مثلاً زودتر سركار می روید، دیر از سر كار برمی گردید و خودتان را مجبور می كنید كه به جای روبرو شدن با عواقب بدی كه در اثر انجام ندادن كار در مدت زمان معین گریبانگیر شما خواهد شد كار را به اتمام برسانید.
قانون: هرگز برای انجام تمام كارهای لازم وقت كافی وجود ندارد.
این یك واقعیت است كه امروزه هر فرد به طور متوسط از 110تا 130 درصد وقت توانایی خود، كار برای انجام دادن دارد و حجم كارها و وظایف مرتباً در حال افزایش است. همه ما مطالب زیادی داریم كه باید بخوانیم یكی از تحقیقات اخیر نشان می دهد كه مدیران برای مطالب و پروژه هایی كه مطالعه آن ها در خانه یا محل كار به تعویق افتاده است به طور متوسط به 300 تا 400 ساعت وقت نیاز دارند.
این بدان معناست كه شما هرگز نمی توانید عقب افتادگی ها را جبران كنید و باید این فكر را از ذهن خود بیرون كنید. تنها چیزی كه می توانید به آن امیدوار باشید این است كه به كارهای اصلی برسید و سایر كارها باید فعلاً در لیست انتظار بمانند.
خیلی از مردم می گویند كه وقتی مجبور هستند كاری را تا مدت زمان معینی به اتمام برسانند همیشه كارایی بیشتری پیدا می كنند. متاسفانه سال ها تحقیق نشان می دهد كه این هم به ندرت كارساز است.
افرادی كه به دلیل تنبلی و تاخیر در انجام كار برای اتمام كارهایشان مهلت تعیین می كنند اغلب دچار استرس بیشتر می شوند، بیشتر مرتكب اشتباه می شوند و مجبور به دوباره كاری بیشتری می شوند. در اغلب موارد هنگامی كه افراد سعی می كنند كاری را در مهلت سفت و سختی كه خودشان مشخص كرده اند به اتمام برسانند باعث خوب انجام ندادن كار و بالا رفتن هزینه ها می شود كه در طولانی مدت این مسئله منجر به زیان های شدیدمالی خواهد شد. گاهی اوقات هنگامی كه افراد سعی می كنند كاری را در دقایق آخر به اتمام برسانند به دلیل عجله در كار مجبور به دوباره كاری می شوند و در نتیجه كار در مدت زمانی بسیار طولانی تر به اتمام می رسد.
برای آن كه بتوانید روی مهم ترین كارهایتان تمركز كنید و آن ها را طبق برنامه به اتمام برسانید سه سوال وجود دارد كه می توانید مرتباً از خود بپرسید. سوال اول این است: «مهم ترین و با ارزش ترین كارهای من كدامند؟»
به بیان دیگر، بزرگترین قورباغه هایی كه باید بخورید تا مهم ترین نقش را در پیشبرد اهداف سازمانتان داشته باشید كدامند؟ این یكی از مهم ترین پرسش هایی است كه باید از خود بپرسید و به آن پاسخ بدهید. مهم ترین و با ارزش ترین كارهایی كه باید بكنید كدامند؟ این سوال را ابتدا از خودتان بپرسید. سپس از رئیس تان، همكارانتان و زیردست هایتان نیز همین سوال را بكنید. قبل از شروع به كار باید توجهتان را روی فعالیت های كاری تان متمركز نید و از پشت ذره بین ذهن تان مهم ترین فعالیت های كاری خود را به طور شفاف و روشن ببینید.
دومین سوالی كه باید مرتب از خود بپرسید این است: «چه كاری است كه اگر من و فقط من خوب انجام بدهم تفاوت چشمگیری در زندگی و شغلم خواهد داشت؟»
این پرسش متعلق به پیتر دراكر استاد بزرگ مدیریت است. این یكی از بهترین سوال ها برای دست یابی به كارایی فردی است. چه كاری است كه شما و فقط شما می توانید آن را انجام دهید و اگر خوب انجام دهید تفاوت چشمگیر یا تحول اساسی ایجاد می شود.
این كاری است كه فقط شما می توانید انجام دهید. اگر شما انجام ندهید هیچ كس دیگری آن را انجام نخواهد داد. اما اگر شما آن را انجام بدهید، و خوب انجام بدهید در زندگی و كارتان تحول اساسی ایجاد می كند. این چه كاری است؟ چه قورباغه ای است كه شما باید بخورید؟
هر ساعت از روز می توانید این سوال را از خودتان بكنید و مطمئن باشید كه برای آن پاسخ روشن و صریحی وجود دارد. وظیفه شما این است كه پاسخ روشن و صریح را پیدا كنید و سپس قبل از اقدام به هر كار دیگری این كار را شروع كنید.
سومین سوالی كه می توانید از خودتان بپرسید این است: «بهترین استفاده ای كه می توانم در حال حاضر از وقتم بكنم چیست؟» به بیان دیگر، «بزرگ ترین قورباغه من در حال حاضر كدام است؟»
این پرسش، كلید اصلی مدیریت زمان، غلبه بر تنبلی و تبدیل شدن به فردی بسیار فعال و سازنده است. در هر ساعتی از روز كه این سوال را ازخود بپرسید، پاسخی برای آن خواهید داشت. وظیفه شما این است كه مرتب این سوال را از خود بپرسید و همیشه مشغول به كاری شوید كه در پاسخ به این سوال معلوم می شود، حال این كار هرچه می خواهد باشد.
كارهای مهم را اول انجام دهید و كارهایی را كه در اولویت نیستند اصلاً انجام ندهید. همان طور كه گوته می گوید: «كارهایی كه از همه مهم تر هستند هرگز نباید قربانی كارهای غیرضروری شوند.» هر چه پاسخ های شما به این پرسش ها دقیق تر و روشن تر باشد، آسان تر خواهید توانست كارهایتان را اولویت بندی كنید، بر تنبلی پیروز شوید و كاری را كه انجام آن بهترین استفاده از وقت است آغاز كنید.
میزان كارایی شما هرچه باشد، توانایی های بالقوه شما بیشتر از آن است كه تاكنون به فعل درآمده است. جیمز تی . مك كِی
یكی از بهترین راه های غلبه بر تنبلی و انجام سریع تر كارها آن است كه قبل از شروع، تمام چیزهایی را كه برای انجام كارتان نیاز دارید آماده كنید و دم دست بگذارید. وقتی مقدمات و ابزار كارتان آماده باشد مانند یك تیرانداز تفنگ آماده و پر در دست دارید و یا مانند یك كمانگیر تیر را در كمان گذاشته، به عقب كشیده و آماده تیراندازی هستید حالا فقط كافی است تصمیم بگیرید و از مهم ترین كار شروع كنید.
این كار درست مانند آماده كردن مواد مورد نیاز برای درست كردن یك غذا، مثلاً یك قورباغه بزرگ، است. شما تمام مواد غذایی مورد نیاز را روی كابینت جلوی خودتان می گذارید و سپس مرحله به مرحله شروع به آماده كردن غذا می كنید.
برای شروع، میز كارتان را تمیز كنید و فقط یك كار جلوی رویتان باشد و اگر لازم دانستید بقیه چیزها را روی زمین یا روی میز در پشت سرتان بگذارید. تمام اطلاعات، گزارش ها، جزئیات كار، مقالات، وسایل كار و هر چیزی را كه برای انجام و اتمام كار نیاز دارید جمع آوری كنید. همه را دم دست بگذارید به نحوی كه برای دسترسی به چیزهای مورد نیازتان احتیاجی به بلند شدن و این طرف و آن طرف رفتن نداشته باشید.
مطمئن شوید كه تمام ابزار مورد نیاز برای نوشتن، دیسك های كامپیوتری، كدهای دسترسی به منابع، آدرس های پست الكترونیكی مورد نیاز و هر چیز دیگری كه برای شروع، ادامه و اتمام كار نیاز دارید در دسترس است.
محل كار خود را برای كار آماده كنید به طوری كه برای كار طولانی مدت جای راحت و جذابی باشد. مخصوصاً مطمئن شوید كه صندلی تان راحت است و پشتی خوبی دارد و وقتی روی آن می نشینید كف پاهایتان كاملاً روی میز قرار می گیرد.
افراد فعال و پركار برای ایجاد محیط كاری كه كار كردن در آن لذت بخش باشد، وقت صرف می كنند. هر چه محیط كار شما تمیزتر و مرتب تر باشد، شروع و ادامه كار برایتان راحت تر است.
یكی از تكنیك های غلبه بر تنبلی (قورت دادن قورباغه) این است كه قبل از شروع به كار همه چیز را كاملاً حاضر و آماده كنید. وقتی همه چیز با نظم و ترتیب در برابر شما قرار گرفته باشد با میل و رغبت بیشتری دست به كار می شوید.
واقعاً حیرت انگیز است. چه كتاب ها كه هرگز نوشته نمی شوند، چه درجات علمی كه هرگز اخذ نمی شوند و چه بسیار كارهایی كه می توانستند زندگی آدم ها را دگرگون كنند اما هرگز به انجام نمی رسند، فقط به این دلیل كه مردم اولین قدم را كه تهیه مقدمات است برنمی دارند.
لوس آنجلس افراد زیادی را از سراسر دنیا به خود جذب می كند كه در آرزوی نوشتن یك فیلم نامه موفق و فروختن آن به یكی از استودیوهای آن منطقه هستند. این افراد به لوس آنجلس می آیند و سال ها كارهای سطح پایین می كنند به این امید كه یك فیلم نامه معروف بنویسند و بفروشند.
اخیراً نشریه لوس آنجلس تایمز گزارش گری را به بولوار ویلشایر فرستاده بود تا با رهگذرها مصاحبه كند. این گزارش گر از هر كس كه به او نزدیك می شد این سوال را می پرسید: «فیلم نامه تان چه طور پیش می رود؟» و از هر چهار نفر، سه نفر این جواب را می دادند: «تقریباً تمام شده!»
متاسفانه واقعیت این است كه «تقریباً تمام شده» به احتمال زیاد به این معنی بوده اس كه «هنوز شروع نشده». نگذارید این اتفاق برای شما بیافتد.
وقتی می نشینید و همه چیز حاضر و آماده در برابر شما قرار دارد، وضعیت فیزیكی افراد كارآمد را به خود بگیرید. پشتتان را صاف كنید، كمی از پشتی صندلی فاصله بگیرید و به جلو (به سمت كار) مایل شوید. طوری رفتار كنید كه انگار واقعاً شخصیتی كارآمد، موثر و موفق هستید. آن وقت اولین مورد كاری را به دست بگیرد و به خودتان بگویید: «خُب، كار را شروع می كنیم.» و با كار درگیر شوید و پس از آن كه كار را شروع كردید همچنان ادامه دهید تا آن را به پایان برسانید.
تلخیص اصل 8
نگاه دقیقی به میز كار خود بیاندازید،هم در خانه و هم در محل كار، آن وقت از خودتان بپرسید: «چه جور آدمی در یك چنین جایی كار می كند؟»
هر چه قدر محیط كارتان تمیزتر و مرتب تر باشد بیشتر احساس مثبت بودن، خلاقیت و اعتماد به نفس می كنید، همین امروز تصمیم بگیرید كه میز كار و دفتر خود را كاملاً تمیز و مرتب كنید تا هر بار كه پشت میزتان می نشینید احساس كنید كه فردی موثر، كارآمد و آماده پیشروی و موفقیت هستید.
تنها ابزار موفقیت كه قطعاً به آن نیاز دارید، صرف نظر از این كه كارتان چیست، این است كه بیشتر و بهتر از آن چه از شما انتظار می رود كارایی داشته باشید و خدمات عرضه كنید. آگ ماندینو
«درستان را بخوانید.» این یكی از مهم ترین اصول كارایی فردی است. باید بفهمید برای این كه كارتان را عالی انجام بدهید چه مطالبی را باید بیاموزید. هرچه مهارتتان در خوردن نوع بخصوصی از قورباغه بیشتر شود، احتمال این كه بتوانید سریع دست به كار شوید و آن را بخورید بیشتر می شود.
یكی از دلایل اصلی تنبلی و به تعویق انداختن یكی از كارهای اصلی، احساس عدم صلاحیت، عدم اعتماد به نفس و یا عدم توانایی در انجام آن كار است. احساس ضعف یا كمبود در رسیدن به یكی از هدف های اصلی زندگی تان كافی است تا شما را از شروع كار باز دارد.
مهارت ها و توانایی های خود را در حوزه های اصلی كاری تان مرتباً به روز كنید. به خاطر داشته باشید كه هر چه قدر هم كاری را خیلی خوب انجام دهید، دانش و مهارت شما دارد با سرعت زیادی كهنه و قدیمی می شود. همان طور كه پَت رایلی ، مربی بسكتبال می گوید: «اگر در كارتان در حال پیشرفت نیستید و بهتر نمی شوید، پس دارید بدتر می شوید.»
یكی از مفیدترین تكنیك های مدیریت زمان این است كه باید كارهای اصلی را بهتر انجام بدهید و یكی از بهترین خدمتكارانی كه به شما در صرفه جویی وقت كمك می كند پیشرفت در مهارت های شغلی و فردی تان است. هر چه در انجام یك كار اصلی توانایی و مهارت بیشتری داشته باشید، انگیزه بیشتری برای شروع آن خواهید داشت.
هر چه بتوانید كاری را بهتر انجام دهید، انرژی و شوق بیشتری به انجام آن كار خواهید داشت. هنگامی كه می دانید می توانید كاری را خوب انجام دهید می بینید كه غلبه بر تنبلی برایتان آسان تر است و تحت هر شرایطی كار را سریع تر و بهتر انجام می دهید.
مقداری اطلاعات بیشتر و یا كمی مهارت بیشتر ممكن است تفاوت چشمگیری در میزان توانایی شما برای انجام بهتر كار ایجاد كند. مهم ترین كارهایی را كه انجام می دهید مشخص كنید و برای به روز كردن مدام اطلاعات و مهارت های خود در این زمینه ها برنامه ریزی كنید.
قانون: یادگیری مداوم شرط لازم موفقیت در هر زمینه ای است.
اجازه ندهید كه ضعف یا عدم توانایی در هر كدام از كارها و وظایف اصلی تان شما را از پیشرفت باز دارد. در كار و تجارت همه چیز را می شود یاد گرفت. هر چیزی را كه دیگران یاد گرفته اند شما هم می توانید یاد بگیرید.
وقتی نوشتن اولین كتابم را شروع كردم فقط می توانستم با نگاه كردن به دكمه های كی بورد حروف را تایپ كنم. خیلی زود متوجه شدم كه اگر بخواهم یك كتاب 300صفحه ای را بنویسم و دوباره خوانی و ویرایش كنم باید تایپ كردن استاندارد را یاد بگیرم. بنابراین نرم افزار آموزش آن را تهیه كردم و سه ماه هر روز به مدت 20 تا 30 دقیقه با كامپیوتر این روش را تمرین می كردم. بعد از این مدت می توانستم بین 40 تا 50 كلمه در دقیقه تایپ كنم. با كسب این مهارت تاكنون توانستم كتاب های بسیاری را كه تاكنون در تمام دنیا به چاپ رسیده اند، بنویسم.
این خیلی خوب است كه شما می توانید برای آن كه فعال تر و موثرتر باشید هر مهارت و توانایی را كه لازم دارید كسب كنید. اگر ضروری است شما هم می توانید یك تایپیست مسلط باشید و بدون نگاه كردن به دكمه ها تایپ كنید، یك متخصص كامپیوتر بشیود، یك خریدار یا یك فروشنده بی نظیر باشید.
می توانید یاد بگیرید كه جلوی جمع صحبت كنید. می توانید یاد بگیرید كه چه طور نوشته هایتان تاثیرگذار باشد. همه این مهارت ها را می توانید پس از آن كه تصمیم گرفتید كه با توجه به هدف های اصلی تان یادگیر آن ها ضروری است یاد بگیرید.
هر روز حداقل یك ساعت در زمینه حرفه ی خودتان مطالعه داشته باشید. صبح ها كمی زودتر از خواب بیدار شوید و به مدت 30 تا 60 دقیقه به مطالعه كتاب یا مجله ای بپردازید كه اطلاعات موجود در آن به شما كمك می كند تا در حرفه خود كارایی بیشتر داشته باشید.
در هر سمینار یا هر دوره آموزشی كه به شما كمك می كند تا در مهارت های اصلی و كلیدی كارتان پیشرفت كنید و به روز باشید شركت كنید. در كنگره ها و جلساتی كه به تخصص یا حرفه شما مربوط می شود شركت كنید. به كارگاه ها و نشست ها بروید. جلو بنشینید و یادداشت بردارید. نوارهای ضبط شده جلساتی را كه در آن شركت كرده اید بخرید. برای آن كه یكی از مطلع ترین و ماهرترین افراد حرفه كاری خود باشید وقت صرف كنید.
و نهایتاً این كه در حین رانندگی به نوارهای آموزشی مرتبط با كارتان گوش بدهید. هر فرد صاحب اتومبیل سالانه به طور متوسط 500 تا 1000 ساعت مشغول رانندگی است. ساعات رانندگی را به ساعات یادگیری تبدیل كنید. شما می توانید فقط با گوش دادن به برنامه های آموزشی مرتبط با كارتان یكی از زیرك ترین، با كفایت ترین و صاحب بالاترین دستمزدها در حوزه كاری خودتان بشوید.
هر چه در مورد كارتان مطالب بیشتری یاد بگیرید و اطلاعات بیشتری داشته باشید، احساس اعتماد به نفس بیشتر و انگیزه بیشتری برای ادامه كار خواهید داشت و هر چه كارتان را بهتر انجام دهید توانایی بیشتری برای پیشرفت در حوزه كاری تان پیدا خواهید كرد.
هرچه بیشتر بیاموزید، توانایی شما در یادگیری بیشتر می شود. همان طور كه با تمرین فیزیكی می توانید عضلات بدنتان را قوی كنید با تمرین ذهنی نیز می توانید ذهن قوی تری داشته باشید. جز محدودیت هایی كه خودتان تصور می كنید برایتان وجود دارد هیچ محدودیت دیگری در سرعت و مقدار پیشرفت تان وجود ندارد.
كار خودتان را انجام دهید، اما نه فقط در حد وظیفه بلكه اندكی بیشتر و از روی سخاوت. همین مقدار اندك به اندازه تمام كار ارزش دارد. دین بریگز
شما انسان منحصر به فردی هستید. در وجود شما استعدادها و توانایی هایی وجود دارد كه شما را از هر انسان دیگری كه تاكنون به دنیا آمده است متمایز می كند. قورباغه هایی هست كه فقط شما می توانید بخورید یا خوردنشان را یاد بگیرید تا به یكی از مهم ترین افراد نسل خود تبدیل شوید.
كارهای بخصوصی هست كه می توانید انجام دهید یا انجام دادن آن ها را یاد بگیرید تا هم برای خودتان و هم برای دیگران ارزشی فوق العاده پیدا كنید. كار شما این است كه حوزه هایی را كه می توانید در آن منحصر به فرد باشید پیدا كنید و آن گاه قاطعانه تصمیم بگیرید كه در آن حوزه ها خیلی خیلی خوب بشوید.
از دیدگاه گردش نقدینگی، باارزش ترین امتیازی كه یك نفر می تواند داشته باشد «توانایی كسب درآمد» است. توانایی كسب درآمد این امكان را فراهم می سازد تا تنها با به كارگیری دانش و مهارت خود در دنیای پیرامونتان سالیانه معادل ده ها هزار دلار به زندگی خود سرازیر كنید. این در واقع نتیجه توانایی شما در قورت دادن قورباغه های بخصوصی است كه می توانید سریع تر و بهتر از دیگران بخورید.
ممكن است همه دار و ندارتان را از دست بدهید: خانه، اتومبیل، شغل و موجودی حساب های بانكی تان. امّا تا زمانی كه توانایی كسب درآمد را داشته باشید می توانید همه آن چه را كه از دست داده اید به علاوه بسیاری چیزهای دیگر دوباره به دست بیاورید.
به طور مرتب و منظم توانایی های منحصر به فرد خود را ارزیابی كنید. چه كار بخصوصی است كه شما می توانید بهتر از دیگران انجام دهید؟ در چه كاری مهارت دارید؟ چه كاری است كه انجام آن برای شما آسان اما برای دیگران سخت است؟ وقتی به گذشته حرفه ی خود نگاه می كنید چه چیزی بیشترین سهم را در موفقیت شما تا به امروز داشته است؟ مهم ترین قورباغه هایی كه تا به امروز خورده اید كدام بوده اند؟
شما طوری طراحی شده اید كه از كارهایی كه می توانید در آن بهترین باشید بیشترین لذت را می برید. از كدامیك از كارهایی كه انجام می دهید بیشتر لذت می برید؟ از خوردن چه قورباغه هایی بیشتر لذّت می برید؟ همین واقعیت كه از بعضی كارها بیشتر لذت می برید نشان می دهد كه در درون خود آمادگی این را دارید كه در آن زمینه از دیگران برتر باشید.
یكی از مسئولیت های مهم شما در زندگی این است كه تصمیم بگیرید انجام چه كاری را واقعاً دوست دارید و آن گاه تمام عشق و علاقه خود را صرف انجام آن كار به بهترین نحو ممكن كنید.
به كارهای گوناگونی كه انجام می دهید نگاه كنید. كدامیك از آن ها بیشترین تشویق و تحسین را از جانب دیگران برای شما به ارمغان می آورد؟ كدامیك از كارهایی كه انجام می دهید بیشتر از سایر كارها بر راندمان كاری دیگران تاثیر مثبت می گذارد؟
افراد موفق بدون استثنا كسانی هستند كه با صرف وقت دریافته اند كه چه كاری را خوب انجام می دهند و از آن لذت می برند. آن ها می دانند كه چه كاری بیشترین دگرگونی را در حرفه آن ها ایجاد می كند و به همین دلیل منحصراً روی همان كار یا زمینه كاری متمركز شده اند.
همواره باید بهترین قابلیت ها و نیروهای خود را روی شروع كردن و ادامه دادن به كارهایی كنید كه نقش كلیدی دارند و استعدادها و توانایی های منحصر به فردتان شما را قادر به انجام آن ها می كند. از این طریق می توانید فرد موثری باشید. شما نمی توانید همه كارها را انجام دهید اما می توانید كارهای معدودی را كه در آن ها از دیگران برترید انجام دهید، كارهای معدودی كه واقعاً تحول ایجاد می كنند.
تلخیص اصل 10
مدام این پرسش های كلیدی را از خود بپرسید: «در چه كاری واقعاً بهتر از دیگران هستم؟ از كدام قسمت از كارهایی كه انجام می دهم بیشتر لذّت می برم؟ مهم ترین عامل موفقیت من در گذشته چه بوده است؟ اگر اصلاً بتوانم حرفه ای داشته باشم آن حرفه كدام است؟»
اگر با خریدن بلیط بخت آزمایی یا چیزی شبیه به آن مبلغ هنگفتی پول به دست بیاورید و این آزادی را داشته باشید كه برای بقیه عمرتان هر كار یا هر قسمت ازكاری را كه دوست دارید انجام دهید، چه كاری را انتخاب خواهید كرد؟ برای این كه مشغول به كار مورد نظر شوید چه مقدماتی را باید فراهم كنید تا بتوانید آن كار را به بهترین صورت ممكن انجام دهید؟ پاسخ این پرسش هرچه كه هست از همین امروز دست به كار شوید.
تمام افكار خود را روی كاری كه دارید انجام می دهید متمركز كنید. پرتوهای خورشید تا متمركز نشوند نمی سوزانند. الكساندر گراهام بل
چه چیزی مانع پیشرفت شما می شود؟ چه چیزی سرعت دست یابی به اهداف شما را تعیین می كند؟ چه چیزی تعیین می كند كه با چه سرعتی از جایی كه هستید به جایی كه دلتان می خواهد برسید؟ چه چیزی مانع می شود تا قورباغه هایی را بخورید كه خوردنشان می تواند واقعاً تحول ایجاد كند؟ چرا تا به حال به هدف خود نرسیده اید؟
این ها از مهم ترین پرسش هایی هستند كه می توانید در راه رسیدن به عالی ترین سطوح تاثیر و بهره وری فردی از خود بپرسید و به آن ها پاسخ دهید. هر كاری كه بخواهید بكنید همیشه عامل محدود كننده ای وجود دارد كه سرعت شما را در انجام آن كار تعیین می كند. وظیفه شما بررسی كار مورد نظر و بازشناسی محدودیت یا عامل محدود كننده ای است كه در آن كار وجود دارد. سپس باید تمام نیروهای خود را صرف تضعیف عامل بازدارنده یا محدود كننده كنید.
تقریباً در هر كاری،چه كوچك و چه بزرگ، عاملی وجود دارد كه تعیین كننده سرعت دست یابی به هدف یا به اتمام رساندن آن كار است. در كاری كه انجام می دهید، این عامل تعیین كننده كدام است؟ ذهن خود را روی آن متمركز كنید. این می تواند بهترین روش استفاده از وقت و استعدادهایتان باشد.
این عامل تعیین كننده شاید فردی باشد كه شما در كار خود به كمك یا همفكری او نیاز دارید، یا امكانات مالی كه در كار خود به آن احتیاج دارید، یا نقاط ضعفی كه در قسمتی از سازمان وجود دارد، یا هر چیز دیگری. این عامل هر چه باشد وظیفه همیشگی شما یافتن آن است.
برای مثال، در تجارت هدف ایجاد و حفظ مشتری است. با ایجاد و حفظ مشتری به تعداد كافی یك شركت یا سازمان می تواند سود كسب كند و به رشد و گسترش خود ادامه دهد.
در هر كار یا تجارتی عامل محدود كننده یا بازدارنده ای وجود دارد كه تعیین می كند یك سازمان با چه سرعت و چه كیفیتی به هدف خود خواهد رسید. این عامل شاید هزینه های شركت یا روش های تولید باشد، شاید هم میزان نقدینگی باشد. رقابت، مشتری و یا محل تجارت نیز می توانند عوامل تعیین كننده موفقیت یك سازمان باشند. در هر صورت، همواره یكی از این عوامل، بیش از سایر عوامل، تعیین كننده سرعت دست یابی سازمان به هدف ها و میزان سوددهی آن است. در كار شما این عامل كدام است؟
شناسایی دقیق این عامل محدود كنند در هر مرحله از مراحل انجام كار و تمركز بر از بین بردن این عامل معمولاً بیش از هر اقدام دیگری موجب پیشرفت بیشتر كار در زمان كمتر می شود.
قانون 20/8 در مورد محدودیت های شما در زندگی و كار نیز صادق است. به این معنا كه 80 درصد از محدودیت ها یا عواملی كه شما را از رسیدن به هدف هایتان باز می دارد عوامل درونی هستند. این عوامل بازدارنده در درون شما هستند، در ویژگی های شخصیتی، توانایی ها، عادت ها، انضباط فردی و توانایی های بالقوه شما. تنها 20درصد از عوامل محدود كننده خارجی هستند و به سازمانی كه در آن كار می كنید مربوط می شوند.
عامل تعیین كننده و محدود كننده شما ممكناست عاملی كوچك باشد و همیشه هم واضح و روشن نیست. گاهی برای مشخص كردن آن لازم است تمام مراحل انجام كار را لیست كنید و هر مرحله را به دقت بررسی نموده و آن گاه دقیقاً عامل بازدارنده پیشرفت خود را مشخص كنید. به عنوان مثال برخی اوقات این عامل فقط یك برداشت منفی و یا مخالفت از سوی مشتریانتان است كه باعث می شود تمام مراحل فروش به كندی صورت گیرد و نتیجه كار موفقیت آمیز نباشد. گاهی فقط عدم وجود یكی از شرایط ضروری مانع افزایش فروش محصول یا حضور موفق در ارائه خدمات می شود.
صادقانه به سازمان خود نگاه كنید. به رئیس، همكاران و پرسنل سازمان دقت كنید تا ببینید آیا نقطه ضعفی در آن ها وجود دارد كه سازمان را از پیشرفت و دست یابی به اهداف اصلی باز دارد.
در زندگی فردی نیز باید صادقانه به خودتان نگاه كنید تا بتوانید آن عامل محدود كننده و یا بازدارنده را كه تعیین كننده سرعت شما در رسیدن به هدف های فردی تان است دقیقاً مشخص كنید.
انسان های موفق همیشه برای تجزیه و تحلیل عوامل محدود كننده از این پرسش آغاز می كنند: «چه ویژگی در من وجود دارد كه مرا از پیشرفت باز می دارد؟» این افراد مسئولیت كامل اعمالشان را می پذیرند و برای یافتن علت و نیز راه حل مشكلاتشان به خودشان توجه می كنند و هم علت و هم راه حل مشكلاتشان را در خودشان می جویند.
مدام از خودتان بپرسید: «چه عاملی است كه می تواند سرعت پیشرفت را طوری تنظیم كند كه من بتوانم به نتایجی كه می خواهم برسم؟» تعیین عامل محدود كننده روشن می كند كه برای از بین بردن آن باید از چه روشی استفاده كنید. شكست در تعیین عامل بازدارنده واقعی و یا تعیین عامل محدود كننده نادرست شما را گمراه می كند. در این صورت وقت شما صرف حل كردن مشكل اصلی نشده است.
یك شركت بزرگ كه من از مشاوران آن هستم دچار كاهش در میزان فروش شده بود. مدیران شركت پس از بررسی به این نتیجه رسیدند كه عامل بازدارنده قدرت فروش و مدیریت فروش است. آن ها مبلغ هنگفتی صرف سازماندهی مجدد مدیریت و بازآموزی مسئولین فروش شركت كردند.
بعداً متوجه شدند كه علت اصلی كاهش فروش اشتباهی بوده كه یكی از حسابداران شركت مرتكب شده و محصولات را در مقایسه با كالاهای رقابتی موجود با قیمت بسیار بالایی روانه بازار كرده است. به محض این كه شركت قیمت گذاری خود را اصلاح كرد فروش دوباره بالا رفت و تولید به وضعیت سوددهی برگشت.
وقتی مانع یا عامل بازدارنده ای را تشخیص داده و آن را با موفقیت از میان برداشتید در پس آن مانع یا عامل بازدارنده دیگری را پیدا می كنید. صرف نظر از این كه عامل مربوطه بسیار پیش پاافتاده مثل صبح به موقع سركار حاضر نشدن یا بسیار اساسی مثل انتخاب یك حرفه نامناسب باشد. همیشه عوامل محدود كننده یا تنگناهایی وجود دارد كه سرعت پیشرفت شما را تعیین می كند. وظیفه شما پیدا كردن آن ها و متمركز كردن نیروهایتان برای از میان برداشتن آن ها در اسرع وقت است.
وقتی كه روز را با هدف از میان برداشتن یك نقطه ضعف اصلی و یا عامل محدود كننده آغاز می كنید سرشار از انرژی و قدرت های فردی خواهید شد. این انگیزه شما را برای ادامه حركت و یافتن عامل به پیش می راند. به یاد داشته باشید كه همواره عامل محدود كننده ای وجود دارد و اغلب اوقات مهم ترین قورباغه ای كه باید بخورید یافتن و از بین بردن همین عامل محدود كنند یا بازدارنده است.
قانون اصلی برای برقراری ارتباط
دانستن چگونگی رفتار با مردم به اندازه شایستگی های فـنـی و مـدیریتی اهمیت دارد. به بدترین كارفرمایی كه تـا حـال داشـتـه ایـد فـكر كـنـید. بـیـاد آوریـد كـه چطـور فقدان مهارتهای رفتار با دیگران در او باعث دلسردی و عدم بهره وری دیگران و روج شما با نا امیدی گردید.
یك انسان موفق نیمی كارمند است، نیمی سیاستمدار. او می داند كار كردن با دیگران بخصوص در دنیای كنـونـی كـه مملو از انسانهای دمدمی مزاج و زود رنج اسـت، روال ارتباطی خاصی را می طـلبد. او سـخـن یـكـی از بــزرگان جامعه شناس كـه "هنـگـام برخورد با مردم بخاطر داشـته باشید با مخلوقات منطق طرف نیستید،بلكه با مخلوقـات احـساسـات، مـوجوداتـی كه سرشار از تبعیض، روحــیات
پیشداوری و تعصب می باشند، و با غرور و خودبینی دست بگریبانند طرف هستــید،" را مد نظر دارد.
در ایـن قسمت برخی از قـوانـیـن اصـلـی ارتـبـاطات انـسانی در فضای كاری را مشاهده میكنید. برای مهارت یافتن در آنها، باید این قوانین را جزئی از خود درآورید.
1- دیگران را با نام صدا بزنید
این خوشایند ترین صدا برای گوش هر كسی است. وقتی نام فردی را بكار می برید، در حقیقت پیغام خود را به صـورتی اختصاصی و تـنها برای شـخـص او مبـدل مـی سـازیــد. همچنین علاقمندی و میزان اهمیت شما را نسبـت به فرد میـرسـاند. این یك ابزار ساده فریبنده برای كاستن از جبهه گری های شخص می بـاشـد چـرا كه یك نوع وجه ضمان و تـعهــد بـوجود می آورد. جملات خود را با اسامی افراد آمیـخته، و بـا سـؤالاتــی نــظـیـر، "علی، امروز خوب هستی؟" آغاز كنید.
2- اشتباه خود را بپذیرید
ممكن است تصوركـنید كه اگر اشتباهی كه مرتكب شده اید را بگردن نگیرید، وجهه خود را از دست خواهید داد. این كار درست نیست. اعتراف به اشتباهات در مـحیط كـار یكی از ستوده ترین اعمال است چون اندك افرادی مبادرت به آن می نـمایـنـد. بـیـامـوزیــد كه چـگونه تـكبـر و خـودخـواهـی را كنار گذاشته و بپذیرید كه كامل نیستید. فقط در این كـار زیاده روی نكنید مثلا لازم نـیست با عذرخواهی های فـراوان در جـلسـات اقـدام به بیان اشتباهات خود نمایید. یك جمله "من اشتباه كردم و متوجه آن میشوم،" كفایت میكند.
3- دیگران را با معیارهای بالا درنظر بگیرید
اندك افرادی در بین ما، كه معمولا عقل كل خطاب میگردنـد، بـنـظر می رسد اینگونه فكر میكنند كه هیچ كسی جز خودشان قادر به انجام صحیح امور نمیباشد. جزء این گروه از افراد نباشید. به قابلیتهای دیگران اعتماد كنـید. در واقـع به آنـهـا در انـجام دادن كارها به بهتریـن وجـه ممـكن اطـمـیــنان داشتـه بـاشید. ایـن به مـعنای داشتن انتظارات بیش از حد نیست. باور داشتن یك فرد او را تشـویـق بـه انـجـام كـارها با حداكثر توان نموده و از نا امیدی جلوگیری بعمل می آورد.
4- علاقه ای صادقانه و صمیمی از خود نشان دهید
"كارها خوب پیش میره علی جان؟خوبه، میشه این پرونده ها رو برام چك كنی؟" این به معنای ابراز علاقه نبوده و بیشتر به دوستی خاله خرسه شباهت دارد. هر فردی در دفتر كار شما دارای سابقه ای غنی از علایق، تجارب و سلایق می بـاشد. حـتـی اگر نقطه اشتراكی با هم ندارید، در مورد اطرافیانتان اطلاعات كسب كنید.
اگر یكی از همكاران شما گفت كه شركت در گیم های آنلاین را دوست دارد، در مورد آن از او سؤال نمایید-- حتی اگـر بـرای شـما جالب نیست. نه تنها میتوانید چیز جدیدی یاد بگیرید، اگر در آینده به آن گرایش پیدا كنـیـد، از امتیازاتـی برخوردار خواهید گشت. مردم دوست دارند كه دیگران آنها را بخاطر داشته باشند.
به سخن خود مشغول بوده و بدانید چه وقت باید آنرا بیان كنید...
5- از دیگران تعریف و تمجید نمایید
فقط نگویید "خوب بود." در مورد تعریف خود صریح تر بوده و نشان دهید كه در مورد آنچه كه فرد در حقیقت انجام داده آگاهی دارید. "علی، تـو خیـلی خوب جلسه را اداره كردی بخصوص وقتی هـمـه از مسیـر مـوضوع اصـلـی منـحرف شده بودند،" این یك مثال خوب است. در عین حال سعی كنید به ندرت و فقط زمانی كه واقـعا نـیـاز است انتقاد نمایید. انتقاد را طوری بیان كنید كه مانند یك نصیحت سازنده از طرف دوسـتـی قـابـل اعـتـمــاد در نظر گرفته شود.
6- مراقب حرفهایتان باشید
اگر تصمیم پیگیری كاری را ندارید، نگویید كه آن را انـجـام خواهید داد. اعتبار شما ارتباط تنگاتنگی با كلامتان دارد. اگر به قول خود عمل نكنید، در مـورد كـارهـای بـزرگ بـه شـما اعتماد نشده و در نتیجه پیشرفتی نخواهید كرد.
7- قدردانی و سپاسگزاری كنید
اگر فـردی لـطفـی به شما كرد، و یا برای انجام كاری برای شما از خواسته خود گذشت، مطمئــن گردید كـه بـه این سـعی و تـلاش آگـاه شوید. شما بخودی خود مستحق لطف نـبـوده و كسـی بــه شما بدهكار نیست. اگر مورد لـطـف واقـع شـدید، تـشـكر نـمـوده و درعوض مقابله بمثل كنید.
8- با فكر و با ملاحظه باشید
هـرگز تـصور نـكیند كه دیگران سخنان شما را مساعد و ارزشمند تلـقـی خـواهـنـد كـرد. برخی افراد بصورت طبیعی تك تك كلماتی كه شخص بـیـان می كنـد را بـرای یـافــتن یك رودررویی شخصی مورد جستجو قرار می دهند. شما نمی تـوانیـد اینگونه افراد را تغییر دهید، اما قادرید نزد آنها حرف های خود را با دقت سازمان دهی نمایید. پیش از صحبت كـردن فكر كنید و مطمئن شوید كه هیچ ابهامی كه باعث سوء تعبیـر شـود در سـخـنـان شما وجود ندارد.
همچنین میتوانید سـعی در فهمیدن نقطه نظرات دیگران نمایید تا از بروز سوء تفاهمات ممانعت بعمل آورید. ممكن است عمیقا" اعتـقـاد بر حـقانـیـت خـود داشـتـه باشید، اما متوجه گردید كه دیگران به همین منوال درباره عقاید و باورهایشان می اندیـشند. شما باید نظرات آنها را محترم شمرده و ببینید چرا آنها اینگونه فكر میكنند. بجای مـشاجره از دیگران بخواهید در مورد مواضعشان توضیح دهنـد. مجـبـور نیـستـید مـوافــقت كنید، اما میتوانید بگویید، "من متوجه هستم شما چه می گویید."
9- از خود گذشتگی كنید
گه گاهی از مكان شغلی خود خارج شده و به دیگران در كـارهـایشـان كـمك نمایید. این عمل را بدون اینكه از شما درخواست شود انجام دهید. گفتن، "كمك لازم نـداری؟" یــك تاثیر دوگانه در پی دارد. ابتدا، شما دیگران را تشویق بـه از خـود گـذشتـگی نـمـوده و در نتـیـجـه مـحیـط كـاری مثـبـت تـری ایـجاد خـواهد شـد. دوم، بـرای خود لطفی متعاقب را خریداری میكنید، چرا كه مهربانی همیشه بازمیگردد.
10- متواضع و فروتن باشید
تلاشهای مشهود برای تحت تاثیر قرار دادن همكاران و اشخاص مافوق نـتـیجه عكس به همراه خواهد داشت. هیچكس آدم خودنما را دوست ندارد. اگر میــخواهید كمالات شما تـوسـط دیـگران تصدیق شوند، كافی است تمرین بردباری بیشتری بنمایید. كامیابیـهای شما زمانی مصداق واقعی پیدا میكنـند كـه اجازه دهید دیگران خود متوجه آنها گردند نه اینكه مرتب صحبت از آن بمیان آورید.
11- به حفظ آبروی دیگران كمك كنید
هـر كسی اشتباه می كـنـد. بــه دفعه قبلی كه اشتباهی خجالت آور مرتكب شدید فكر كنید. دوست نداشتید كسی بیـایـد و اشـتـباه شـمـا را كـوچـك جلوه داده و از جدیت آن بكاهد؟ پس همین كار را شما در مورد دیگران انجام دهید. با خنـدیـدن به اشتباهی كه شخص ( نه با خندیدن به خود شخص ) مرتكب شده بهمراه ضربه ای دوستانه به شانه هـای او از پریشانیش كاسته و بگویید، "این برای بهترین افراد این شـركـت هـم مـمـكـن است پیش بیاید." با این كار به او و به دیگران اطمینان میدهید كه دنیا به پایان نرسیده است. اگر مـــناسب است، بجای جلب توجه بی مورد نسبت به اشتباه رخ داده، هیـچ چیزی نگویید.
پاكسازی میدان مین
محیط كاری می تـواند میـدان میـنی از اشـخاص زود رنـج و احـساساتـی بـاشــد. دارای خصوصیات خود بودن آن را خنثی نمی كـنـد. بـا دانسـتـن قـوانـیـن بـرخـورد بـا دیـگـــران سیاستمدارترین فرد محل كار خـود بـاشـید. امـروزه، كـارمنــدانی كه از روابط انسانی به بهترین وجه آگاهی دارند، مناسب ترین افراد برای مدیریت محسوب میگـردند. كـارفرمای شما احتمالا این موضوع را دانسته و به آن توجه خواهد كرد.منابع:
آسمان خود شاهد است که برای هر چه که تورا بزرگ می کند،کوشیده ام.